Terms & Conditions


Operator: MedChemBio Cluster, Association of Legal Entities
Registered Office: Šlechtitelů 813/21, PSČ 779 00, Olomouc – Holice
Company ID No: 720 23 970
The association is registered in the Association Register kept by the Regional Court in Ostrava, L 12257.


1.1. These Business Terms and Conditions (hereinafter referred to as the “Terms and Conditions“) of MedChemBio Cluster, with registered office at Šlechtitelů 813/21, Olomouc – Holice, Company ID No.: 720 23 970, registered in the Association Register kept by the Regional Court in Ostrava, L 12257 (hereinafter the “Provider“) govern, in accordance with  Act No. 89/2012 Coll., the Civil Code (hereinafter referred to as the “Civil Code“) mutual rights and obligations of contractual parties arising out of or in connection with a contract regarding provision of conference services (hereinafter referred to as the “Contract for the provision of conference services” or the “Contract“) concluded between the Provider and another entity (the “Conference Participant “) via the Provider’s Internet Portal. The payment terminal is operated by the Provider at the following websites: www.biospot.eu and www.ddpeo.cz (hereinafter the “Website“), via the web interface (hereinafter „Web Interface“).

1.2. Provisions derogating from the Terms and Conditions may be stipulated in the Contract for provision of conference services. The provisions stipulated differently under the Contract shall take precedence over the provisions of the Terms and Conditions.

1.3. The provisions of the Terms and Conditions shall form an integral part of the Contract and the Terms and Conditions are prepared in Czech. The Contract shall be concluded in Czech.

1.4. The wording of the Terms and Conditions may be amended or supplemented by the Provider. This provision is without prejudice to the rights and obligations arisen during the period of validity of the previous version of the Terms and Conditions.


2.1. The Participant will register for a conference (i.e. participant registration) via a user account directly from the web interface.

2.2. When registering, the Participant is obliged to state all details correctly and truthfully. The information provided by the Participant at the time of registration shall be considered correct by the Provider.

2.3. The Participant acknowledges that the web interface may not be available continuously, especially with regard to the necessary maintenance of the Provider’s hardware and software as well as the maintenance of third parties’ hardware and software.


3.1. Any presentation of conference services placed on the web interface is for information only and the Provider is not obliged to conclude a contract for provision of conference services.

3.2. The web interface contains information on conference services including prices, i.e. the conference fees. The fees shown are exclusive of VAT and any other related fees. The amounts of conference fees apply for as long as they are displayed on the web interface. This provision does not restrict the Provider to conclude a contract under individually agreed terms.

3.3. To register, a Participant will complete the registration form on the web interface. The registration form will include the following details:

  • 3.3.1. Name of the conference for which the Participant is registering
  • 3.4.2. Method of payment of the conference fees
  • 3.4.3. Method of issuing an invoice for the Participant’s needs (hereinafter collectively “Registration“).

3.4. Before the registration is submitted to the Provider, the Participant may check and modify the details entered in the registration form, and also has the possibility to identify and correct any errors occurred when entering the data in the registration form. Details entered in the registration form shall be considered correct by the Provider.

3.5. Submitting a registration by the Participant will be considered to be a clear identification of the selected conference, the conference fee, the participating individual, the method of payment of the conference fee as well as a binding draft contract for the contracting parties. For the registration to be valid, all required details must be entered in the registration form, the Terms and Conditions must be read on the website and agreed by the Participant.

3.6. Upon receiving the registration, the Provider will confirm the Participant’s registration by e-mail to the Participant’s e-mail address stated in the registration form (hereinafter referred to as the “Buyer’s Electronic Address“).

3.7. The Provider shall always be entitled, depending on the nature of the registration (type of event, amount of the conference fee, etc.), to ask the Participant for additional confirmation of the registration (e.g. in writing or by telephone).

3.8. A draft contract in the form of the registration shall be valid for 6 months.

3.9. A contractual relationship between the Provider and the Participant arises by the payment of the conference fee.

3.10. In the event that any of the requirements specified in the registration cannot be met by the Provider, or the Participant registration cannot be accepted due to full capacity of the requested conference, the Provider shall notify the Participant by an email to the latter’s email address and suggest an alternative solution.

3.11. Such offer shall be considered a new draft Contract, with the Contract for the Provision of Conference Services being concluded only as a result of accepting the Participant’s new registration.

3.12. The Participant agrees with the use of remote means of communication when concluding the Contract. Costs incurred by the Participant as a result of using remote communication means in relation with the conclusion of the Contract (i.e. the cost of Internet connection, cost of telephone calls) shall be borne by the Participant.


4.1. The Participant must pay the conference fee as follows:

  • If paid by bank transfer, by one week before the conference start at the latest;
  • If paid by card online, at the time of sending the online registration.

4.2. If paying by bank transfer, the Participant is obliged to pay the conference fee with stating the variable payment symbol. The Participant’s obligation to pay the conference fee shall be considered met at the time the amount is credited to the Provider’s bank account if paying by bank transfer, further by paying cash at the venue in return for a receipt of payment provided by the Provider, and further by confirmed payment via the online payment terminal on the website.

4.3. The Provider shall issue an invoice for the Participant for payments made under the Contract. The Provider is a non-VAT payer. The invoice shall be issued by the Provider to the Participant well in advance of the conference following the payment of the goods and sent electronically to the Participant’s e-mail address.


5.1. The contracting parties may withdraw from the Contract under the following terms:

  • The Provider shall be entitled to withdraw from the Contract should be Participant fail to pay the conference fee before the start of the conference.
  • The Participant may withdraw from the Contract at any time before the start of the conference.

5.2. The Participant must notify the Provider of the former’s withdrawal from the Contract in writing and demonstrate that the notification has been delivered.

5.3. In the event of withdrawal, the Contract for the provision of conference services shall be cancelled from the outset. If the Participant withdraws from the contract, the costs associated with the withdrawal shall be borne by the Participant. If the Provider withdraws from the contract, the costs associated with the withdrawal shall be borne by the Provider.

5.4. In the event the Participant has paid the conference fee, the Provider shall be obliged to return the paid amount back to the Participant within fourteen (14) days of receipt of the written withdrawal from the Contract in the same manner in which the latter received the conference fee from the former.


6.1. The Participant’s personal data protection is guaranteed by Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and of the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).

6.2. The Participant agrees that the following personal data will be processed: name and surname, or company name, address, or registered office address, identification number, tax identification number, e-mail address, telephone number (collectively “personal data“).

6.3. The Participant agrees that the Provider will process the personal data for the purposes of exercising the rights and obligations arising from the Contract. Further, the Participant agrees that the Provider will process the personal data for the purpose of sending the latter’s promotional information and offers.

6.4. The Participant acknowledges the obligation to state all and any personal data for registration via the web interface correctly and truthfully.

6.5. The Provider may subcontract the personal data processing to a third party. The Participant’s personal data shall not be passed on to third parties without the Participant’s prior consent.

6.6. Personal data will be processed for an indefinite period of time. Personal data will be processed in an electronic form in an automated manner or in a printed form in a non-automated manner.

6.7. The Participant confirms that the personal data provided are accurate and he is aware that this provision of personal data is done on a voluntary basis.

6.8. Should the Participant come to an opinion that the Provider or the Processor (Article 6.5) perform personal data processing contrary to the protection of the Participant’s private and personal life or unlawfully, especially should personal data be inaccurate in terms of the purpose of their processing, the former may:

  • 6.8.1. Ask the Provider or the Processor for an explanation,
  • 6.8.2. Ask the Provider or the Processor for the situation to be remedied.

6.9. Should the Participant require any information regarding the processing of his or her personal data, the Provider shall be obliged to provide such information. The Provider shall be entitled to require an adequate compensation for the provision of information under the preceding sentence, which would not exceed the necessary cost of providing the required information.


7.1. The Participant agrees with sending information regarding the Provider or the latter’s services to the former’s e-mail address.

7.2. The Provider uses cookies as the DIVI WordPress web sites template uses cookies automatically. Cookies are not a tool for the Provider to interfere with the rights of the Partcicipant or the third parties.


8.1. Notices relating to the relationships between the Provider and the Participant, in particular with regard to a withdrawal from the Contract, must be delivered in writing to the electronic address of the Parties unless otherwise provided in the Contract.


9.1. In the event the relationship under the Contract for the provision of conference services contains an international (foreign) element, the Parties agree that the relationship shall be governed by Czech law. This does not affect the Participant’s rights under generally binding legal regulations.

9.2. In the event any provision of the Terms and Conditions is or becomes invalid or ineffective, it shall be replaced by a provision as close in meaning as possible to the one that is deemed invalid. The invalidity or ineffectiveness of any provision shall be without prejudice to the validity of the other provisions. Amendments and supplements to the Contract or the Terms and Conditions must be in writing.

9.3. The Contract for the provision of conference services including the Business Terms and Conditions shall be archived by the Seller in electronic form and not publicly accessible.

9.4. The Provider shall not be bound by any Code of Conduct in relation to the Participant under Section 1826 (1) e) of the Civil Code.

9.5. The Seller’s contact details:

  • Delivery address:

MedChemBio klastr

Šlechtitelů 813/21, Olomouc – Holice, PSČ 779 00
Company ID No: 720 23 970
e-mail: arnost.rybar@medchembio.cz
Tel.: ‎733 690 653

In Olomouc on 2. 1. 2019

Ing. Mgr. Arnošt RYBÁŘ, v. r.

INTERNETOVÉ ADRESE: www.biospot.eu

Provozovatel: MedChemBio
Sídlo: Šlechtitelů 813/21, PSČ 779 00, Olomouc – Holice
IČO: 720 23 970
Zájmové sdružení je zapsáno ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, L 12257.


1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „obchodní podmínky“) MedChemBio, se sídlem Šlechtitelů 813/21, Olomouc – Holice, IČO: 720 23 970, zapsaného ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským  soudem v Ostravě, L 12257, (dále jen „poskytovatel“) upravují v souladu se zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“) vzájemná práva a povinnosti smluvních stran vzniklé v souvislosti nebo na základě smlouvy o poskytnutí konferenčních služeb (dále jen „smlouva o  poskytnutí konferenčních služeb“ nebo „smlouva“) uzavírané mezi poskytovatelem a jinou osobou (dále jen „účastník konference“) prostřednictvím internetového portálu poskytovatele. Platební terminál je poskytovatelem provozován na webové stránce umístněné na internetových adresách www.biospot.eu (dále jen „webová stránka“), a to prostřednictvím rozhraní webové stránky (dále jen „webové rozhraní “).

1.2. Ustanovení odchylná od obchodních podmínek je možné sjednat ve smlouvě o poskytnutí konferenčních služeb. Odchylná ujednání ve smlouvě mají přednost před ustanoveními obchodních podmínek.

1.3. Ustanovení obchodních podmínek jsou nedílnou součástí smlouvy a obchodní podmínky jsou  vyhotoveny v českém jazyce. Smlouvu lze uzavřít v českém jazyce.

1.4. Znění obchodních podmínek může poskytovatel měnit či doplňovat. Tímto ustanovením nejsou dotčena práva a povinnosti vzniklá po dobu účinnosti předchozího znění obchodních podmínek.


2.1. Účastník provádí registraci na konferenci (tzv. účastnická registrace) do uživatelského účtu přímo z webového rozhraní.

2.2. Při registraci je účastník povinen uvádět správně a pravdivě všechny údaje. Údaje uvedené účastníkem při registraci jsou poskytovatelem považovány za správné.

2.3. Účastník bere na vědomí, že webové rozhraní nemusí být dostupné nepřetržitě, a to zejména s ohledem na nutnou údržbu hardwarového a softwarového vybavení poskytovatele, popř. nutnou údržbu hardwarového a softwarového vybavení třetích osob.


3.1. Veškerá prezentace konferenčních služeb umístěná ve webovém rozhraní je informativního charakteru a poskytovatel není povinen uzavřít smlouvu o poskytnutí konferenčních služeb.

3.2. Webové rozhraní obsahuje informace o konferenčních službách, a to včetně uvedení cen, tj. výše konferenčních poplatků. Poplatky jsou uvedeny bez daně z přidané hodnoty a všech souvisejících poplatků. Výše konferenčních poplatků zůstávají v platnosti po dobu, kdy jsou zobrazovány ve webovém rozhraní. Tímto ustanovením není omezena možnost poskytovatele uzavřít smlouvu za individuálně sjednaných podmínek.

3.3. Pro registraci vyplní účastník registrační formulář ve webovém rozhraní. Registrační formulář
obsahuje zejména informace o:

• 3.3.1. konferenci, na kterou se účastník hlásí ,
• 3.4.2. způsobu úhrady ceny konferenčního poplatku a
• 3.4.3. způsobu vystavení daňového dokladu pro potřeby účastníka (dále společně jen jako „registrace“).

3.4. Před odesláním registrace poskytovateli je účastníku umožněno zkontrolovat a měnit údaje, které do registračního formuláře vložil, a to i s ohledem na možnost účastníka zjišťovat a opravovat chyby  vzniklé při zadávání dat do registračního formuláře. Údaje uvedené v registraci jsou poskytovatelem považovány za správné.

3.5. Odeslání registračního formuláře se považuje za takový úkon účastníka, který nepochybným způsobem identifikuje poptávanou konferenci, cenu konferenčního poplatku, osobu účastníka, způsob úhrady konferenčního poplatku, a je pro smluvní strany závazným návrhem smlouvy. Podmínkou platnosti registrace je vyplnění všech povinných údajů v registračním formuláři, seznámení se s těmito obchodními podmínkami na webové stránce a potvrzení účastníka o tom, že se s těmito obchodními podmínkami seznámil.

3.6. Poskytovatel neprodleně po obdržení registrace potvrdí účastníku jeho registraci elektronickou poštou, a to na adresu elektronické pošty účastníka uvedenou v registračním formuláři (dále jen „elektronická adresa kupujícího“).

3.7. Poskytovatel je vždy oprávněn v závislosti na charakteru registrace (druh akce, výše konferenčního poplatku atp.) požádat účastníka o dodatečné potvrzení registrace (například písemně či telefonicky).

3.8. Návrh smlouvy ve formě registrace má platnost 6 měsíců.

3.9. Smluvní vztah mezi poskytovatelem a účastníkem vzniká úhradou konferenčního poplatku.

3.10. V případě, že některý z požadavků uvedených v registraci nemůže poskytovatel splnit, anebo nelze akceptovat registraci účastníka z důvodů naplněné kapacity poptávané konference, zašle poskytovatel účastníku na jeho elektronickou adresu avízo s případným návrhem dalších možností.

3.11. Takováto nabídka se považuje za nový návrh smlouvy a smlouva o poskytnutí konferenčních služeb je v takovém případě uzavřena až akceptací účastníka prostřednictvím nově učiněné registrace.

3.12. Účastník souhlasí s použitím komunikačních prostředků na dálku při uzavírání smlouvy. Náklady vzniklé účastníku při použití komunikačních prostředků na dálku v souvislosti s uzavřením smlouvy (náklady na internetové připojení, náklady na telefonní hovory) si hradí účastník sám.


4.1. Konferenční poplatek musí být účastníkem uhrazen takto:

4.1.1. v případě platby bankovním převodem vždy nejpozději 1 týden před zahájením konference,
4.1.2. v případě platby kartou on-line vždy v okamžik odeslání registrace on-line.

4.2. V případě platby bankovním převodem je účastník povinen uhradit konferenční poplatek společně s uvedením variabilního symbolu platby. Závazek účastníka uhradit konferenční poplatek je splněn okamžikem připsání příslušné částky na účet poskytovatele v případě platby bankovním převodem, dále pak úhradou v hotovosti na místě samém oproti vystavení příjmového dokladu poskytovatelem a dále konfirmovanou úhradou přes on-line platební terminál na webových stránkách.

4.3. Poskytovatel vystaví ohledně plateb prováděných na základě smlouvy účastníku daňový doklad. Poskytovatel není plátcem daně z přidané hodnoty. Daňový doklad – fakturu vystaví poskytovatel účastníku v dostatečném předstihu před konáním konference po uhrazení ceny zboží a zašle jej v elektronické podobě na elektronickou adresu účastníka.


5.1. Odstoupení od smlouvy je možné za těchto podmínek:

5.1.1. Poskytovatel je oprávněn odstoupit od smlouvy, pokud účastník neuhradí konferenční  poplatek do okamžiku zahájení konference.
5.1.2. Účastník může odstoupit od smlouvy kdykoli do okamžiku zahájení konference.

5.2. Odstoupení od smlouvy musí účastník poskytovateli oznámit písemně a prokazatelně doručit.

5.3. V případě odstoupení od smlouvy se smlouva o poskytnutí konferenčních služeb od počátku ruší.  Odstoupí-li účastník od smlouvy, nese náklady spojené s odstoupením. Odstoupí-li od smlouvy  poskytovatel, nese náklady spojené s odstoupením poskytovatel.

5.4. Byl-li účastníkem uhrazen konferenční poplatek, je poskytovatel povinen vrátit uhrazenou částku  zpět účastníku do čtrnácti (14) dnů od doručení písemného odstoupení od smlouvy, a to stejným způsobem, jakým poskytovatel konferenční poplatek od účastníka přijal.


6.1. Ochrana osobních údajů účastníka je zaručena Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR).

6.2. Účastník souhlasí se zpracováním těchto svých osobních údajů: jméno a příjmení, nebo název, adresa bydliště, nebo adresa sídla, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, adresa elektronické pošty, telefonní číslo a (dále společně vše jen jako „osobní údaje“).

6.3. Účastník souhlasí se zpracováním osobních údajů poskytovatelem, a to pro účely realizace práv a povinností ze smlouvy. Účastník souhlasí se zpracováním osobních údajů poskytovatelem také pro účely zasílání reklamních informací a nabídek poskytovatele.

6.4. Účastník bere na vědomí, že je povinen své osobní údaje při registraci provedené z webového  rozhraní uvádět správně a pravdivě.

6.5. Zpracováním osobních údajů účastníka může poskytovatel pověřit třetí osobu, jakožto zpracovatele. Osobní údaje účastníka nebudou bez jeho předchozího souhlasu předávány třetím osobám.

6.6. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu neurčitou. Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem nebo v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem.

6.7. Účastník potvrzuje, že poskytnuté osobní údaje jsou přesné a že byl poučen o tom, že se jedná o dobrovolné poskytnutí osobních údajů.

6.8. V případě, že by se účastník domníval, že poskytovatel nebo zpracovatel (čl. 6.5) provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života účastníka nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

• 6.8.1. požádat poskytovatele nebo zpracovatele o vysvětlení,
• 6.8.2. požadovat, aby poskytovatel nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav.

6.9. Požádá-li účastník o informaci o zpracování svých osobních údajů, je mu poskytovatel povinen tuto informaci předat. Poskytovatel má právo za poskytnutí informace podle předchozí věty požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.


7.1. Účastník souhlasí se zasíláním informací souvisejících se službami nebo osobou poskytovatele na elektronickou adresu účastníka.

7.2. Poskytovatel používá tzv. cookies. DIVI WordPress webová šablona používá cookies automaticky. Cookies nejsou nástrojem Poskytovatele k porušování práv účastníka ani třetích osob.


8.1. Oznámení týkající se vztahů poskytovatele a účastníka, zejména týkající odstoupení od smlouvy, musí být doručena v písemné formě na elektronickou adresu smluvních stran, není-li ve smlouvě stanoveno jinak.


9.1. Pokud vztah založený smlouvou o poskytování konferenčních služeb obsahuje mezinárodní (zahraniční) prvek, pak strany sjednávají, že vztah se řídí českým právem. Tímto nejsou dotčena práva účastníka vyplývající z obecně závazných právních předpisů.

9.2. Je-li některé ustanovení obchodních podmínek neplatné nebo neúčinné, nebo se takovým stane, namísto neplatných ustanovení nastoupí ustanovení, jehož smysl se neplatnému ustanovení co nejvíce přibližuje. Neplatností nebo neúčinností jednoho ustanovení není dotčena platnost ostatních ustanovení. Změny a doplňky smlouvy či obchodních podmínek vyžadují písemnou formu.

9.3. Smlouva o poskytnutí konferenčních služeb včetně obchodních podmínek je archivována prodávajícím v elektronické podobě a není veřejně přístupná.

9.4. Poskytovatel není ve vztahu k účastníku vázán žádnými kodexy chování ve smyslu ustanovení §1826 odst. 1 písm. e) občanského zákoníku.

9.5. Kontaktní údaje prodávajícího:

9.5.1. Adresa pro doručování:
Šlechtitelů 813/21, Olomouc – Holice, PSČ 779 00
IČO: 720 23 970
e-mail: arnost.rybar@medchembio.cz
Telefon: 733 690 653

V Olomouci dne 2. 1. 2019,
Ing. Mgr. Arnošt RYBÁŘ, v. r.